メールの好ましい書き方とは？

メールや企画書は、ビジネスではわかりやすく簡潔に書いてあるものが好まれます。
そんなメールに仕上げるためには、次のことに気をつけましょう。

まずはメールの件名

ビジネスメールでは、件名だけでメールの内容がわかるように、具体的書くことが鉄則です。
たとえば「HP改訂作業完了のお知らせ」というように。
また、打ち合わせへの出欠の有無を知らせる場合は、「○○の打ち合わせに出席します」、打ち合わせ自体の中止を知らせる場合は「○○ の打ち合わせは中止になりました」というように、より具体的に書くといいでしょう。

そして次は、本文で気をつけるポイント

まず、長文はなるべく避けましょう。
本文のベストの文字数は、メールを開いた画面で全体が目に入ることです。何回 もスクロールして読まなければならないような内容は、読むのが大変です。どうしても長くなってしまう場合は、字切れのいいところで改行しましょう。そし て文脈が変わるごとに行間を空けることも大切です。これだけですごく見やすくなります。

また、相手のパソコン環境にも注意を払いましょう。使っているOSやメーラーが異なると、特殊な記号や半角カタカナは文字化けしてしまうこともあります。
丸付き数字やハートなどは、文字化けをおこしやすい記号です。丸付き数字「1」は「！」、ハートは「＝」というように、まったく意味が伝わらない事態 になってしまうことだってあります。

特殊記号はできれば使わないようにしましょう！
また、メールの本文には宛名を必ず入れましょう。メールアドレスは違っても、複数の社員で1台のパソコンを共有している場合もありますし、そのメールアドレス自体を複数の社員が使っている場合もあります。なので、必ず誰あてに送ったメールなのかが瞬時にわかるように宛名を本文一行目に書きましょう。

そして本文の最後に「署名」をつけましょう。

署名には、送信者の会社名と名前、連絡先を書きます。
必要であれば緊急時の連絡先となる携帯電話の番号、携帯電話のメールアドレス、私用のメールアドレスなども入れましょう。